Begripsomschrijving
In dit klachtenreglement wordt verstaan onder:
- Pantex Foundation: de Stichting Pantex Foundation
- Klager: degene die een klacht indient en/of diens gemachtigde
- Klacht: iedere uiting van onvrede met betrekking tot een handeling of gedraging van een vertegenwoordiger van de Pantex Foundation
Doelstellingen klachtenreglement
Dit klachtenreglement is opgesteld met als doelstellingen:
- het voor de klager duidelijk maken hoe en onder welke voorwaarden hij een klacht kan indienen;
- het bevorderen van de kwaliteit van dienstverlening door de Pantex Foundation.
Klachtrecht
Ieder die op enigerlei wijze een relatie met de Pantex Foundation onderhoudt heeft het recht een klacht bij het bestuur in te dienen over een handeling of gedraging van de Pantex Foundation, mits binnen een termijn van 3 maanden na de handeling of gedraging waarop de klacht betrekking heeft.
Klachtafhandeling
Het bestuur van de Pantex Foundation houdt een registratie van klachten bij en zal zich inspannen klachten op een behoorlijke manier af te handelen.
Tegen de afhandeling kan geen bezwaar of beroep worden ingesteld. Uiteraard is altijd een beroep op de rechter mogelijk.
Indienen van een klacht
Klachten dienen ingediend te worden gericht aan de voorzitter van het bestuur Johan van der Pol, johan.van.der.pol@pantexfoundation.nl.
Een klaagschrift dient tenminste te bevatten:
- naam en adres van de indiener (klager en/of diens gemachtigde)
- dagtekening
- omschrijving van de handeling of gedraging waarop de klacht betrekking heeft, voorzien van de datum waarop de handeling of gedraging heeft plaatsgevonden.
Annonieme klachten worden niet in behandeling genomen.
Behandelingsprocedure
Bij de afhandeling van de klacht wordt de volgende procedure gehanteerd:
- na ontvangst van de klacht stuurt het bestuur de klager een ontvangstbevestiging
- aan deze ontvangstbevestiging wordt een toelichting op de verdere procedure toegevoegd
- het bestuur neemt kennis van de klacht, beoordeelt de ontvankelijkheid en onderzoekt bij ontvankelijkheid de gewraakte handeling of gedraging
- Indien het bestuur dat noodzakelijk acht kan zij de klager vragen om nadere schriftelijke of mondelinge toelichting
- in geval van een mondelinge toelichting wordt hiervan door het bestuur een verslag gemaakt, dat vertrouwelijk gearchiveerd wordt
- het bestuur doet indien noodzakelijk nader onderzoek en neemt een besluit ten aanzien van de klacht
- het bestuur brengt de klager binnen 6 weken na het indienen van de klacht schriftelijk op de hoogte van zijn bevindingen en conclusies
- het bestuur bespreekt de klacht zo nodig met de betrokkenen.
Niet-ontvankelijkverklaring
Het bestuur kan een klacht niet-ontvankelijk verklaren indien:
- de klacht betrekking heeft op een handeling of gedraging die langer dan 3 maanden voor het indienen van de klacht heeft plaatsgevonden
- de klacht niet op de juiste wijze is ingediend
- de klacht betrekking heeft op een klacht die al eerder is ingediend en die conform de procedure is afgehandeld
- de klacht betrekking heeft op een klacht die nog in behandeling is
- het belang van de klager of het gewicht van de handeling of gedraging naar de mening van het bestuur niet zwaarwegend genoeg is.
Bij niet-ontvankelijkverklaring wordt de klager binnen 6 weken na het indienen van de klacht door het bestuur hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Bekendmaking
De klachtenprocedure zal beknopt worden bekend gemaakt in het jaarverslag en zal integraal worden opgenomen op de website van de Pantex Foundation.
Het aantal ontvangen klachten wordt jaarlijks gepubliceerd in het jaarverslag, zonder details over de klagers, inhoud of de conclusies. Indien daar aanleiding toe is, kunnen de klachten wel gerubriceerd naar soort klacht weergegeven worden.
Evaluatie
De bevindingen naar aanleiding van de ingediende klachten worden jaarlijks in de eerste bestuursvergadering van dat jaar besproken teneinde de kwaliteit van dienstverlening van de Pantex Foundation te verbeteren.
Dit klachtenreglement zal iedere vijf jaar door het bestuur worden geëvalueerd.
Inwerkingtreding
Dit klachtenreglement is door het bestuur van de Pantex Foundation vastgesteld op 1 mei 2020 en treedt per die datum in werking.